初心者向け:どうする初めてのWeb会議

Web会議の利用イメージ

オンライン上の会議室は、会議を企画設定する主催者(ホスト)と参加者で構成されます。会議ホストは、参加者に会議開催を通知します。具体的には、インターネットを介して、会議ホストがメールやメッセージで開催日時、会議室情報を参加者に通知します。参加者は、指定された日時に情報端末(スマホやタブレット、PCなど)を介して会議に参加します。

準備1:情報端末

Web会議に参加するための情報端末は、スマホ、タブレット、PCなどが使えます。画面サイズが小さい制約はありますが、最も簡単なのはスマホ(あるいはタブレット)です。インターネットに接続されているご自宅のPCがあれば、大きな画面で会議に参加できます。PC本体にマイク、カメラが内蔵されたモデルなら即利用可能です。しかし、本体にマイク、カメラがないPCの場合は外付けのWebカメラを別途購入する必要があります。(通販で数千円程度)

準備2:Web会議の専用アプリ

次に、手持ちの情報端末(スマホ、タブレット、又はPC)にZoomアプリをダウンロードして、インストールします。アプリは無料です。

  1. スマホのiPhone、iPad系では、アップルストアで「Zoom Cloud Meetings」を検索して、ダウンロード後にインストールします。<資料1
  2. スマホのandroid系では、「Google Play ストア」で「Zoom Cloud Meetings」を検索して、ダウンロード後にインストールします。<資料2
  3. らくらくフォンでは、古い機種は対応できません。らくらむフォン4、らくらくフォンmeが使えます。<資料3
  4. PCの場合
    https://zoom.us/をブラウザーで開き、右上青色の「サインアップは無料です」をクリック。以下案内に従って、誕生日、メールアドレス、確認メール経由で「サインイン」。「ミーティング用Zoom クライアント」をダウンロードします。詳細は<資料4>を参照。

以上で情報端末にWeb会議用アプリ(Zoom)がインストールされました。

準備3:ビデオ/オーディオの事前チェック

いきなり会議参加する前に、利用端末のビデオとオーディオがWeb会議で正常に動作するか事前に確認しましょう。やり方は簡単です。PCの場合は以下の手順です:

  1. インターネットで試験サイト(https://zoom.us/test)にアクセス
  2. 「ミーティングテストに参加」ページ中央のボタン「参加」をクリック
  3. ポップアップ「このサイトはZoomミーティングを開こうとしています」でボタン「開く」をクリック
  4. ビデオプレビューが見えます。ここで「ビデオ付きで参加」をクリック
  5. スピーカおよびマイクの試験が起動します。音が正常に聞こえれば「はい」を選択
  6. 「スピーカとマイクは良好です」のポップアップで「コンピュータでオーディオに参加」を選択
  7. 次の画面でも「コンピュータでオーディオに参加」を選択

これで、参加者1名(自分のみ)のWeb会議に参加した状況になります。 Zoomの各種メニューを試して、Web会議参加の擬似体験をして下さい。

参考として、スマホの場合の事前チェック方法は、こちら<資料>をご覧下さい。マイク、スピーカ、ビデオのアイコンがあること、それらがON/OFFできることを確認して下さい。

いよいよWeb会議に参加

Web会議の開催日時の前に、会議主催者から会議の開催情報を通知する招待メールが届きます。具体的には右のように、本文で参加用URL、更にミーティングID(10~11桁、区切りの空白は省略可)とPW(7桁の英数文字)が通知されます。

この開催情報に基づいて、会議に参加します。具体的には、以下の2通りの参加手順があります:

  1. 参加用URL(最も簡単な参加方法)
    1. 参加用URLをクリックすると、自動的にZoomアプリが立ち上がります
    2. ポップアップで「コンピュータでオーディオに参加」を選択
  2. 会議用IDとPW(Zoomアプリを立ち上げてから参加する方法)
    1. まず、Zoomアプリを立ち上げます
    2. ミーティングに参加の画面で、招待メールで通知されたミーティングIDとご自身の名前を入力して「参加」をクリック。その後PWを入力します

以上、2通りの方法のいづれかでオンライン参加を行います。

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<付録1>会議中の便利機能

  • ギャラリビューとスピーカビュー:会議中の参加者が上記2通りの見え方で画面表示されます。ギャラリビューでは複数参加者がタイル状に表示されます。スピーカビューでは現在話している参加者が表示されます
  • ビデオオフ:映像送信を一時停止します。例えば、室内を見せたくない、家族が急に出てきたなど随時停止できます
  • ミュート(消音):急に室内犬が吠えだした時や、家族と横で話している時など便利です。エチケットとしてミュートを利用する方も多いです

これらの便利機能は、オンライン参加する中で徐々に試してみましょう。

<付録2>トラブル時の確認法

初めてWeb会議に参加する際、上記「準備3:ビデオ/オーディオの事前チェック」を忘れていると、マイク音声が聞こえない/ビデオ映像が見えないなどのトラブルが発生することがあります。慌てずに原因を確認して対処しましょう。慣れれば簡単です。スマホやPCでのメニューバーのビデオ/オーディオ設定については、<資料4>を参照のこと:

  1. 会議参加者の音が全然聞こえない:自分の情報端末のスピーカ音量がミュート(無音)あるいは小さく絞られていないか確認
  2. 自分の音声が相手に聞こえていない:Zoom画面下段のメニューでマイク印に赤い斜線が入っていないか(ミュート状態)を確認
  3. 自分の映像が相手に見えていない:Zoom画面下段のメニューでビデオ印に赤い斜線が入っていないか(ビデオ停止状態)を確認

<付録3>Zoomのバージョンアップを忘れずに

Zoom会議システムは日々、プログラムのバージョンアップが進められています。バージョンアップによって、セキュリティ対策が強化され、新しい機能が追加されます。会議の主催者から、最新バージョン(例えば、5.3.2以上など)の利用を求められた場合は必ず最新か確認しましょう。最新でなければ、最新にバージョンアップして会議に参加しましょう。


では、実際に最新バージョンを確認する方法についてご紹介します。まず、スマホやタブレットの場合ですが、Zoomアプリのホーム画面にある「設定(歯車の印)」>「詳細情報」>「バージョン」で確認できます。なお、通常スマホやタブレットでは自動更新機能により自動的に新バージョンに保たれますので、余分な操作は不要です。

一方、PCの場合は、Zoomアプリのホーム画面右上にある登録者アイコン(登録者の写真や文字)>「アップデートを確認」で最新バージョンか、あるいはアップデートが可能か調べることができます。最新でない場合には「更新」ボタンでアップデートができます。

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